O que é Gestão de Processos?

Um bom funcionamento dos setores da sua empresa será a força motriz de seu negócio, uma vez que, setores atuando em consonância formam uma empresa funcionando de forma fluída e eficaz.

Você já ouviu falar da gestão de processos? Esta caracteriza um processo que pode ajudar a sua empresa a ter um bom funcionamento de forma a obter crescimento pela atuação de seus setores trabalhando em conjunto. Ficou interessado? Este texto é para você, leia mais e saiba sobre.

A Gestão de Processos

A gestão de processos caracteriza a interação entre as áreas de todos os processos da empresa, a técnica permite identificar, executar, monitorar, controlar e melhorar todos os processos do negócio, sendo estes automatizados ou não, de forma a alcançar resultados pertinentes com os objetivos estratégicos alinhados a realidade de cada empresa ou organização.

A visão de que a organização funciona como um organismo é nova, visto que até pouco tempo acreditava-se, que os setores atuavam de forma isolada. Entre às principais vantagens da Gestão de Processos está na melhora significativa de processos, que permitem a organização atuar de forma mais eficiente, através da utilização de um foco funcional.

Quais os benefícios da Gestão de Processos?

Como você pode ter percebido a gestão de processos, auxilia a empresa a rever seus processos, melhorar e a estruturar a empresa. Os benefícios da adoção da prática são muitos, entre eles:

  • Foco nas principais áreas de interesse da empresa: O que aumenta a produtividade de seus negócios, através da eliminação de barreiras, o que facilita os fluxos de trabalho e aumento da produtividade da equipe. Permitindo que o tempo não seja utilizado em áreas que não são interessantes para o crescimento de seu negócio;
  • Implementação eficaz de estratégias organizacionais: Através do fluxo de trabalho organizado e fluído, os processos tornam-se mais ágeis, reduzindo o tempo de resposta do mercado. Isto torna-se possível, uma vez que a gestão de processos permite a automatização de processos;
  • Controle de performance: Permite definir indicadores de desempenho, que facilitam a visualização dos avanços alcançados pela empresa através da relação dos processos;
     
  • Aproximação das áreas e setores da empresa: Através da adoção da gestão de processos, os diferentes setores da empresa tornam-se cientes de sua participação e como esta impacta sobre os demais setores e seu impacto na empresa como um todo.

Como adotar a Gestão de Processos

Mapeamento de Processos: O mapeamento de processos permite às empresas compreenderem e acompanharem seus processos de forma eficaz. Esta ferramenta atua de forma a delinear os processos eficazes ou não, de forma a possibilitar que os processos que não agregam valor sejam extinguidos ou reduzidos, de forma a modificar os processos de produção.

Já as partes que agregam valor podem ser analisadas, à fim de se analisar se suas especificações estão de acordo com as necessidades dos clientes.

  A utilização de fluxogramas, contribui para a visualização do processo de trabalho, sendo fundamental para delimitar o  limite do processo e as tarefas a serem executadas.

Gestão de tempo: O gerenciamento de tempo é essencial para qualquer organização, afinal a boa gestão do tempo é essencial para o sucesso de seu negócio.

A boa gestão do tempo trás consigo benefícios, como:

  • Maior controle do trabalho e dos projetos em execução;
  • Alcance dos objetivos com prazo determinado, garantido segurança e precisão;
  • Sucesso no desempenho dos funcionários

É aconselhável o uso de cronogramas, de forma a organizar e mensurar o tempo de cada atividade, o uso de ferramentas como o Excel torna o planejamento ainda mais eficaz. O gerenciamento de processos, ajuda a mensurar também o tempo gasto em reuniões, analisando a necessidade das mesmas e sua eficácia para o momento em que a empresa se encontra.

Melhoria Contínua: O processo caracteriza-se de forma cíclica, uma vez que atualiza-se mediante o surgimento de novas oportunidades de melhoria para seu negócio. A técnica sugere que melhorias podem ser alcançadas, pelo envolvimento de gerentes e operários.

Além de auxiliar na redução de custos, também possibilitam melhoria de processos culturais para a empresa. Possibilitando a interação de forma que às hierarquias verticais tornam-se horizontais e possibilitam o relacionamento de todos os setores da empresa.

Qualidade: O processo relaciona-se a qualidade dos processos envolvidos na criação de um produto ou prestação de um serviço. Através da utilização do Procedimento Operacional Padrão (POP), assegura-se que os processos empreendidos em cada produto ou serviço sejam iguais, o que assegura o mesmo nível de qualidade a todos os produtos.

Tecnologia: A utilização de tecnologia é essencial à todos os processos citados acima, uma vez que, ela permite o acompanhamento e gestão dos procedimentos que tornam possível a melhoria de seus processos.

A automatização e a Gestão de Processos:

Agora que você está ciente do que é gestão de processos e como está pode gerar impactos positivos para seu negócio, vamos falar sobre sua automatização. Quando a gestão de processos estiver amadurecida, o próximo passo para sua melhorias é a utilização de Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio, que através de ferramentas e aplicações permite projetar, implementar e melhorar uma atividade ou um conjunto de atividades pertinentes a um objetivo organizacional específico.

A automação permite que atividades sejam cumpridas através do tempo definido, não só pela utilização de computadores, mas pela participação efetiva de diferentes usuários, colaboradores, clientes e parceiros envolvidos nos processos.

A automatização permite a melhoria dos indicadores que permitem saber do tempo total de um processo, por exemplo, o que permite ajustes rápidos quando necessários, o que resulta em agilidade no controle e na redução de custos para a empresa.

Deve-se ressaltar, que a gestão quando bem implantada, gera benefícios como a transparência nos processos, maior controle da produtividade, melhor integração dos sistemas de automação, bem como a agilidade nos processos e serviços, o que facilita na redução de custos e aumenta a segurança em seus negócios.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para seus negócios, tem alguma dúvida sobre a Gestão de Processos? Conta para a gente nos comentários, até a próxima.

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