Quais documentos são necessários para abrir uma empresa?

Junto do desejo de empreender e abrir uma empresa, surgem também diversas dúvidas, principalmente em relação a documentação necessária para validar o negócio. A instabilidade econômica foi encarada por muitos brasileiros como oportunidade para novas ideias de negócios.

A pesquisa Amway Global Entrepreneurship Report (AGER), realizada pela Universidade Técnica de Munique (TUM) e validada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), mostra que 56% dos brasileiros desejam empreender — desse número, 74% são jovens entre 18 e 35 anos. Ainda de acordo com o levantamento, o índice do Brasil é maior que a média global, que está em 47%.

Dessa forma, ao se decidir pela abertura da empresa, é importante se planejar para que não falte nenhum documento essencial ao processo. Ter todos os documentos atualizados em mãos, é uma das principais dicas para quem deseja manter o cronograma da abertura da empresa em dia.

Para ajudar na coleta desses documentos e garantir que a abertura da empresa transcorra de forma correta, reunimos aqui algumas sugestões e a lista da documentação necessária. Fique atento, inclusive, pois o tipo de negócio e a localidade onde a empresa será instalada vão influenciar na documentação, podendo torná-la mais específica.  

Registro de marca e Contrato Social

Antes mesmo de começar a reunir os documentos necessários para abrir a empresa, é preciso definir o nome que quer dar ao empreendimento e consultar a nomenclatura para verificar se não existem outras companhias com nomes iguais ou parecidos. Essa confirmação é importante, pois pode implicar em alguns contratempos para a abertura do negócio.

Depois disso, deve-se preparar um contrato social, ou seja, um contrato formal, assinado por um advogado inscrito na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), que deve conter informações que traçem o objetivo central do novo empreendimento.

É também o contrato social que vai tornar oficial especificidades técnicas da empresa, informar o investimento inicial despendido para a implantação do negócio, bem como detalhes da sociedade, caso tenha mais de um sócio, dentre outras informações que o empreendedor ou empresário julgar necessário.  

Junta comercial

Pois bem, depois que o contrato social estiver pronto, o empresário ou empreendedor deve levá-lo ao cartório para fazer o registro da empresa. É uma espécie de Certidão de Nascimento de Pessoas Jurídicas, pré-requisito para a expedição de outros tantos documentos exigidos para a formalização de uma empresa. Para fazer o registro na Junta Comercial, é preciso conferir as especificidades exigidas pela sua região.

Via de regra, os documentos que devem ser apresentados para o registro da empresa são: uma via do requerimento padrão (Capa da Junta Comercial), contrato social ou Requerimento de Empresário Individual ou Ata de Assembleia Geral de Constituição e Estatuto, em três vias (quatro vias, no caso de empresário), cópia autenticada do documento de identidade do titular ou dos administradores, uma via da Ficha de Cadastro Nacional (FCN) modelo 1 e 2, além do pagamento de taxas por meio de Guia de Recolhimento (JC) e DARF(CNE).

Já os microempreendedores individuais podem recorrer ao Portal do Empreendedor para obter uma versão temporária do registro da empresa, válida por 180 dias.  

CNPJ

Depois de realizado o registro da empresa na Junta Comercial, o empreendedor ou empresário vai receber o Número de Identificação do Registro de Empresa (NIRE). Esse número comprova o registro na Junta e, a partir dele, a empresa poderá ser habilitada na Receita Federal (RF), para obtenção do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

O procedimento de cadastro do CNPJ é praticamente todo online. O proprietário do negócio deve entrar no site da Receita para realizá-lo via web, ou caso prefira fazer o cadastro presencial na Secretaria da Receita Federal, deverá confirmar no site os documentos solicitados para entregá-los pessoalmente ou remetê-los pelo serviço dos Correios, Sedex.

No caso dos microempreendedores, não é necessário fazer esse procedimento para o cadastro do CNPJ. O processo é facilitado, sendo emitido de forma automática no ato do registro, no Portal do Empreendedor.

Inscrição municipal, estadual e alvarás

Para garantir a legalidade da empresa, é preciso ainda fazer a inscrição municipal e estadual a partir do CNPJ. Elas devem ser feitas respectivamente na prefeitura ou na Secretaria de Estado da Fazenda, onde o negócio vai ser sediado.

A inscrição estadual tem de ser feita por empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual, de comunicação e de energia, para obtenção da inscrição no Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Algumas empresas também requerem alvarás para o funcionamento ou mesmo autorizações. As mais comuns são a de Corpo de Bombeiros e da Vigilância Sanitária. Eles devem ser solicitados às prefeituras, junto ao pedido de inscrição municipal.

A partir desses alvarás, a empresa passa a estar habilitada para se inscrever em órgãos como a Previdência Social, independente de empregar ou não colaboradores no empreendimento. Depois do começo oficial das atividades da empresa, o proprietário tem no máximo 30 dias para cadastrar o negócio na Previdência Social e iniciar o pagamento dos tributos, ainda que não tenha funcionários trabalhando no empreendimento.

As empresas também devem solicitar junto às prefeituras e aos estados a autorização para emissão de notas fiscais. Essas homologações são essenciais para a empresa operar legalmente.

Pois bem, é importante lembrar que todos esses processos para a abertura da empresa envolvem gastos e portanto torna-se necessário se planejar para emitir toda a documentação.

Vale também analisar a possibilidade de contar com apoio especializado de escritórios de advocacia e contabilidade para agilizar e facilitar os trâmites da abertura do negócio. Esses profissionais fazem também uma previsão dos gastos iniciais para que você não seja surpreendido durante os procedimentos.

E então? Deu para entender melhor quais as primeiras etapas da abertura de uma empresa? Conta para a gente nos comentários!

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