Como organizar o setor financeiro de uma empresa

Constantemente nossos clientes compartilham conosco aqui na FriendsLab algumas dores resultantes do crescimento das suas empresas. Dentre uma delas está a estruturação do departamento financeiro.

Independente do grau de conhecimento que você tenha em relação ao financeiro, achei válido iniciar uma discussão aqui com as principais dúvidas e iniciarmos um debate, para trocar experiências. Por isso, vai ser de grande valia se deixar sua dúvida, comentário ou experiência neste post.

Vou explicar os 3 pontos principais que fizeram com que eu deixasse de maneira estruturada organizacionalmente o Financeiro, e como desenhar processos foi de extrema importância para isso.

Desenhe todos os processos

O primeiro passo na organização financeira da sua empresa é entender quais são os processos atuais que a empresa demanda. Para isso vamos começar do ponto inicial, as receitas. Assim como na DRE, o ponto de partida para o desenho do processo serão as suas receitas.

Como é realizada a entrada do seu cliente na sua empresa? Existe algum documento ou contrato que formaliza a relação entre vocês? Qual a área responsável por essa formalização? A partir desse ponto comece a desenhar o caminho que é percorrido pela entrada da receita.

A partir desse momento você já começa a desenhar como será a gestão do contas a receber da sua empresa. Os prazos, datas de recebimento, a duração dos contratos, eventuais parcelamentos, etc.

Com isso as ideias para melhorias no processo começam a aparecer, e nesse momento você estará apto a pensar nas soluções para a correção de eventuais brechas. É uma atividade demorada, mas essencial para a organização do seu negócio.

Use a tecnologia a seu favor

Atualmente não é preciso ter inúmeras planilhas em excel para gerenciar o financeiro. Inevitavelmente haverá algum sistema para controlar cada área, e, na grande maioria dos casos, eles estão aptos a fazer integrações, ajudando a unificar as informações.

Sistematizar e automatizar atividades simples ajudam bastante o gestor para tomar decisões em menor tempo e com maior assertividade dos dados, já que se consegue evitar alguns erros básicos.

Outro fator importante a ser considerado ao pesquisar por sistemas que auxiliem na gestão financeira é a economia realizada. Além da otimização de tempo, você consegue enxugar o quadro de funcionários, podendo ter colaboradores dedicados em atividades mais estratégicas, liberando-os de rotinas operacionais.

Terceirize algumas áreas no inicio

Ninguém é especialista em tudo. Não se cobre por não ser um expert na parte tributária ou por não ter vastos conhecimentos práticos em precificação de novos produtos. Para isso que consultorias existem, e, dependendo do volume da sua operação não é necessário internalizar atividades como a de departamento pessoal e de contabilidade por exemplo.

Se sente que algum ponto especifico da sua empresa demanda mais atenção e está prejudicando a clareza e a saúde do financeiro não hesite em contratar serviços externos para que possa te auxiliar a voltar aos trilhos. Geralmente alguns problemas se resolvem com alguns ajustes estruturais.

Procure as boas práticas de outras empresas, pesquise, troque ideias, faça benchmarking. Você irá descobrir que provavelmente outras empresas passam ou já passaram pelas mesmas dores que você.

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