6 passos para uma gestão financeira eficiente

É bastante comum que pequenas e médias empresas fechem as suas portas nos primeiros anos de funcionamento. Muitas vezes os empreendedores desconhecem as boas práticas de administração e, como consequência disso, seus negócios e suas finanças acabam saindo do controle e caminhando rumo ao desaparecimento.

Dados de uma pesquisa do IBGE indicam que o número da mortalidade das empresas chega a até a 50%. No início, é difícil para o empresário enxergar em longo prazo e consiga organizar toda a movimentação de valores, investimentos, aplicações e outros. É justamente por não saber gerenciar o dinheiro corretamente que os recursos se esgotam e a organização vai à falência.

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Entretanto, nunca é tarde para colocar as contas em dia e aprender de uma vez por todas a fazer a gestão financeira do negócio. É exatamente com o intuito de ajudar você a tomar as rédeas dessa área da sua empresa que preparamos esse post. Aproveite a leitura!

A importância da gestão financeira para o seu negócio

Além de garantir a sua tranquilidade, uma boa gestão financeira oferece a saúde que sua empresa precisa para sobreviver por muitos anos. Essa gestão engloba diversos processos administrativos, que são o planejamento, análise e controle das atividades financeiras do negócio.

O objetivo é claro: melhorar os resultados da empresa e aumentar o valor do seu patrimônio por meio da geração de lucro proveniente de suas atividades operacionais. Ou seja, uma vez que você mantém uma correta gestão financeira da sua empresa é possível ver com clareza a sua situação e trabalhar no planejamento para otimizar resultados.

Os principais impactos sofridos pelas organizações que não se atentam a essa ferramenta de gestão são:

  • Falta de registros apurados (saldo em caixa, controle de estoque, despesas fixas e financeiras, etc.).
  • Aumento do estoque relacionado à queda de vendas ou compras excessivas.
  • Falta de compreensão dos custos e dos ciclos operacional e financeiro.
  • Má integração entre prazos de pagamento e andamento das finanças.
  • Cálculo inadequado dos preços de vendas.
  • Aumento de clientes inadimplentes.
  • Retirada de recursos para aplicação em outras áreas.
  • Desconhecimento do valor patrimonial do negócio.
  • Redução dos lucros.

Uma vez que a companhia passa a cuidar dessa área atentamente, com a ajuda de profissionais que entendem do processo, os benefícios ficam mais palpáveis:

  • Redução de estoques excedentes.
  • Diminuição dos prazos de recebimento de vendas devido ao aumento das vendas à vista.
  • Ações mais efetivas para cobrança de atrasos.
  • Melhor negociação de prazos para pagamento aos fornecedores.
  • Possibilidade de identificação e venda de equipamentos ociosos.
  • Maior lucratividade.
  • Maior controle e análise da aplicação dos recursos financeiros disponíveis.
  • Melhor administração dos créditos recebidos a partir das vendas.
  • Controle mais abrangente de contas a pagar e receber e do saldo de caixa.

Saiba exatamente quais são os seus gastos

Para começar a construção de uma gestão financeira eficiente, a sua empresa precisa ter um total controle dos seus gastos. É preciso que você saiba exatamente o quanto e onde foi gasto o dinheiro, não importando o montante. Acompanhe 3 dicas essenciais para dar os primeiros passos nessa direção:

Tenha disciplina financeira

Primeiramente, você deve decidir que controlará todos os custos da empresa, acompanhando à risca a origem de cada despesa. Para que a gestão financeira traga resultados, você deve manter esse controle sempre, e não somente nos momentos em que a organização apresentar dificuldades.

É preciso ter disciplina para que, mesmo quando as coisas vão bem, a sua empresa mantenha a preocupação de controlar tudo que for possível.

Determine o tipo de controle

As suas anotações devem ser sempre feitas no mesmo lugar, pois só assim serão facilmente encontradas e somadas àquelas já inseridas. Você pode determinar o tipo de controle de acordo com o volume de informações e com suas atividades.

Muitas empresas ainda optam pelo bom e velho caderno. Outras já consideram as planilhas eletrônicas mais convenientes. Independentemente da sua escolha, o importante é registrar tudo de forma padronizada.

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Utilize as informações

De nada adianta você seguir as duas dicas anteriores se não utilizar esses dados para entender o andamento dos gastos da empresa. Esses registros se tornam poderosas fontes de conhecimento de pontos que precisam de melhoria, áreas que merecem receber mais incentivo e setores que podem ser reduzidos para gerar mais economia. Portanto, é fundamental que você use esses dados que reuniu para tomar decisões importantes e ficar no controle dos custos.

Elabore um planejamento estratégico

Ainda com base na pesquisa do IBGE mencionada, a falta de planejamento é um dos principais motivos do direcionamento das empresas à falência. Isso porque muitos empreendimentos começam sem que os administradores ao menos façam um plano de negócios, incluindo itens básicos como público-alvo, concorrência, relevância no mercado e localização, por exemplo.

O planejamento estratégico determina o conjunto de decisões que a empresa deve tomar — de maneira organizada e disciplinada — para alcançar os objetivos que a levarão a um futuro promissor. Ele pode ser adequado e alterado sempre que o negócio sentir a necessidade de se ajustar às mudanças de cenário.

Pode-se resumir a estrutura do plano estratégico ao responder 3 questões principais:

  1. Onde a empresa está?
  2. Para onde pretende ir?
  3. Como vai chegar lá?

Para chegar à formação do plano, você pode seguir uma linha de orientação representada pelas etapas a seguir:

Análise do cenário

Resume-se na identificação de como os ambientes internos e externos podem afetar a organização na conquista de seus objetivos.

Ambiente interno

É onde você identifica os pontos fortes do negócio, que deverão ser potencializados, e os pontos fracos, que deverão ser corrigidos.

Ambiente externo

É a busca do entendimento das oportunidades e ameaças que o ambiente proporciona. É onde você considera a influência de fatores sociais, econômicos, de mercado, políticos e outros no desenvolvimento do negócio.

Definição de objetivos

Esse é o momento em que você examina os dados passados da empresa e projeta as metas para o futuro. Basicamente, é nesta etapa que você responde à questão “para onde pretende ir”. As metas precisam ser quantificáveis e devem estar relacionadas com o horizonte de tempo, tais como aumento da rentabilidade, faturamento, criação de filiais, posicionamento, etc.

Definição de estratégias

Responde ao “como vai chegar lá”, sendo a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados. Nesse ponto, cada estratégia estabelecida servirá para alcançar um dos objetivos da empresa.

O planejamento financeiro da empresa também pode ser incluído na elaboração do planejamento estratégico. Esse documento deve ser, ao mesmo tempo, eficiente e realista, a fim de trazer uma projeção das receitas e das despesas da companhia, com o propósito de apontar a situação econômica desta.

Com esses planejamentos realizados, a empresa tem a capacidade de definir os objetivos gerais e financeiros e se torna apta a direcionar o uso de recursos para as melhores oportunidades.

Faça um controle semanal, mensal e anual

Como foi falado, o planejamento financeiro é o que ajuda o empreendedor a ter a chance de analisar e controlar os recursos que a empresa está gerando, além de alinhar as expectativas financeiras da companhia com os seus objetivos. Para criar um plano eficaz, você pode seguir algumas boas práticas.

Projeção de vendas

É fundamental controlar as receitas que a empresa está gerando e comparar se esse total está de acordo com o que você projetou. Essa etapa serve, principalmente, para dimensionar o tamanho do mercado que você atende.

Aqui também é possível saber a quantidade de equipamentos, funcionários e capital que a empresa precisa. É por meio dessa projeção de vendas que você conseguirá estimar o seu faturamento total.

Despesas variáveis e fixas

Uma parte muito importante do controle financeiro é o lançamento das suas despesas fixas e variáveis. Elas devem ser sempre inseridas na forma de controle que você optou por usar.

Entenda como despesas fixas aquelas que a empresa tem todos os meses, independentemente do aumento ou diminuição da produção. Tais como aluguel, salários, contador, planos de telefonia, etc. Já as despesas variáveis são aquelas que são influenciadas pela sua capacidade produtiva, como matéria-prima, impostos, publicidade, embalagens e outros.

Ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio — também conhecido como break-even — nada mais é do que o nível em que as receitas cobrem as despesas. Ou seja, a partir dele, a empresa pode operar em lucro, caso as receitas aumentem, ou em prejuízo, caso diminuam.

Ao compreender esses conceitos, você encontra a melhor formulação de preços, as margens de contribuição mais adequadas e o quanto deve vender para gerar lucros ao negócio. Com esse controle criado, você pode fazer estimativas semanais, mensais e anuais de quanto terá que produzir, gastar e vender para obter retornos cada vez maiores.

Essa simples programação permite que você preveja o quanto vai faturar em um determinado período e tenha uma noção da saúde e do andamento do seu negócio.

O fluxo de caixa

O fluxo de caixa funciona como uma ferramenta de controle financeiro responsável pelo registro de todas as entradas e saídas de recursos em um determinado período de tempo. Algumas das movimentações financeiras a serem incluídas nesse controle são: contas a pagar e receber, receitas, despesas, empréstimos, investimentos e outros.

Essa ferramenta pode mostrar a você se a empresa terá escassez de recursos em algum mês, por exemplo, ou até mesmo excedente de caixa, o que pode possibilitar pagamentos antecipados a fornecedores.

Por ser tão importante para o controle financeiro, o fluxo de caixa deve ser sempre atualizado (diariamente, se possível). Acompanhe algumas dicas para mantê-lo sempre em dia!

Determine um período

Você pode optar por cuidar do caixa da empresa diária, semanal ou até mensalmente. O importante é que esse período não seja muito longo para não perder o controle das informações.

Categorize os dados

Diferencie como você anotará as saídas e entradas de recursos, assim como quais são esses tipos de movimentação. Não use apenas “gastos” ou “ganhos” para identificação. Tente ser o mais detalhista possível quanto às categorias.

Identifique movimentações periódicas

Ao separar as movimentações que são periódicas das que não são, você já pode projetar o fluxo de caixa dos meses seguintes, tendo uma ideia dos pagamentos e recebimentos futuros.

Atente-se às contas parceladas

Se você vende produtos a prazo, esses valores só podem ser inseridos no seu fluxo de caixa quando eles realmente entrarem na sua conta. Você não pode contar com esse dinheiro antes de recebê-lo de fato. Caso contrário, poderá se confundir com as contas do mês.

Separe bem o seu dinheiro e o da sua empresa

É natural que o começo de todo negócio exija um pouco mais de esforços financeiros do empreendedor. Nos primeiros meses de vida, uma companhia dificilmente gera grandes lucros. E é justamente por causa disso, que o empresário pode confundir as finanças pessoais com as da empresa.

Esse é um dos erros mais cometidos pelos administradores de pequenos negócios. Muitas vezes, o empreendedor usa dinheiro da organização para pagar a gasolina ou pega recursos do próprio bolso para saldar dívidas da corporação.

Tais atitudes podem virar uma bola de neve e levar ambas as partes ao fundo do poço. Essa sequência de maus hábitos dificulta o entendimento do andamento do negócio e faz com que fique cada vez mais complicado para o empreendedor entender se este dá lucro ou prejuízo e se é sustentável. O resultado é um grande descontrole financeiro e dificuldades para planejar o futuro da empresa.

Por isso, é mais do que indicado que todo negócio tenha sua própria conta bancária e que você utilize o cartão dessa conta somente para as finanças da empresa.

Para que a separação fique bem clara (caso ainda não tenha), faça a retirada de um pró-labore para você e seus sócios. Estabeleça o quanto precisa mensalmente (não exagere na dose) para viver de forma tranquila e retire esse valor como um salário. Depois dessa quantia, não mexa mais no caixa da empresa por quaisquer outros motivos pessoais.

Invista em tecnologia

É importante que as empresas de hoje se alinhem com o que há de mais tecnológico para a otimização dos seus processos. Ao contar com softwares ou sistemas de gestão, você consegue economizar tempo com as tarefas “manuais” e focar nas atividades que mais geram lucro ao seu negócio.

Esses mesmos sistemas ajudam você a tornar os controles financeiros mais dinâmicos e analisar a situação da empresa a partir de uma ótica ampliada. Assim, você consegue tomar sempre as melhores decisões para o negócio, baseado em dados atualizados e condizentes com a realidade da organização.

Uma gestão financeira bem-feita permite aos empreendedores um conhecimento e acompanhamento mais profundo do desenvolvimento da empresa. Com as boas práticas da administração aliadas a favor do negócio, é possível ir muito mais longe ao que prever o futuro financeiro da organização.

Com a gestão em dia, além de aumentar a sua vantagem competitiva, você consegue projetar o crescimento e a lucratividade da empresa, eliminando os gargalos que podem prejudicar seu negócio!

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